Connais ton Temps

 Le temps constitue la contrainte essentielle, et les cadres le savent. Le temps constitue une ressource unique en son genre car il ne peut ni se louer ni s’acheter ni s’acquérir ni être stocké pour plus tard. Si forte que soit la demande en temps, son offre ne s’élèvera pas. Sa pénurie ne cesse jamais, et c’est une ressource totalement irremplaçable.

Tout exige du temps. Tout travail se situe dans le temps et en consomme.

Or ,tous les cadres sont la proie de ceux qui rongent leur temps, et voient une bonne partie de celui-ci perdue à des choses qu’il faut faire -comme répondre à une demande qu’un supérieur hiérarchique aurait pu trouver par lui-même en moins de deux minutes – mais qui n’apportent pas grand chose.

Leur temps est constamment interrompu alors que pour s’attaquer à la plupart des tâches confiées aux cadres exigent, pour être accompli efficacement, une durée assez longue. Un rapport peut ainsi demander six à huit heures pour être rédigé. Rien ne sert d’y passer sept heures par période de quinze minutes deux fois par jour pendant trois semaines : tout ce qui en ressortira sera au mieux quelques griffonnages. Mais si on peut s’enfermer dans son bureau, couper le téléphone et demander à ne pas être dérangé, il y a beaucoup de chances que l’on puisse produire une version exploitable en une journée, qui ne demandera ensuite que quelques révisions.

Ainsi, pour être efficace, il faut disposer de son temps en tranches assez larges.

Les cadres efficaces savent utiliser leur temps en accomplissant 3 étapes :

 

1.            Connaître l’emploi de son temps

L’homme est mal équipé pour juger de par lui-même du temps qui passe. Aussi est-il important de mesurer le temps que l’on passe aux choses avec des instruments fiables, sans se fier à sa mémoire qui filtre et déforme les faits. Le cadre efficace fait cela pendant au moins trois à quatre semaines de suite, deux fois par an.

A partir de l’échantillon qu’il obtient, il va pouvoir réfléchir et repenser son emploi du temps. C’est un processus continu, qu’il faut sans cesse réajuster, et qui s’améliore avec la pratique, aux prix d’efforts constants dans ce sens.

Une fois les données récoltées, le cadre

a) identifiera et éliminera tout ce qui n’est pas nécessaire en se posant cette simple question : « Que se passerai t-il si je le supprimais ? », si la réponse est Rien, alors il faut mettre un terme à l’activité. Ensuite,

b) il se demandera « Quelles sont mes activités qui pourraient être accomplies, et peut-être mieux par quelqu’un d’autre ? » et sa réponse conditionnera sa capacité à déléguer.

 

2.            Régir son temps

Pour éliminer les pertes de temps, il faut :

a) identifier les causes de perte de temps qui ont pour origine le manque d’organisation et de prévision. Certaines crises cycliques sont causées par un problème de structure qu’il est plus efficace de changer plutôt que de se concentrer sur ses effets. De plus, certaines tâches qui demandent aujourd’hui du génie  et de grandes compétences peuvent être intégrées dans un système et décrites dans des procédures suffisamment claires pour que du personnel non qualifié puisse s’en charger.

b) Les pertes de temps résultent souvent d’un excès de personnel : toute séparation des tâches entre des hommes entraîne un besoin accru de coordination. On peut repérer le surplus de personnel si un cadre ou un supérieur hiérarchique passe plus de 10% de son temps à des problèmes de relations humaines. Pour remédier à cela, il faut notamment faire appel à des prestataires externes plutôt que d’employer des spécialistes sous-utilisés.

c) Les réunions sont des aspirateurs de temps dont l’efficacité est le plus souvent nulle.

d) D’importantes pertes de temps sont dues à une mauvaise circulation de l’information.

 

3.            Regrouper les temps disponibles

Une fois connu son emploi du temps et éliminé les tâches inutiles, il convient de regrouper le temps gagné pour l’affecter à des tâches ou projets plus importants. Quelle est la durée « disponible » du temps, c’est à dire celle effectuable à des projets qui apportent une véritable contribution ? Selon l’auteur, elle est en moyenne de moins d’un quart du temps total des cadres et en tout état de cause est toujours inférieure à celle qu’ils souhaiteraient. Comment regrouper ce quart de temps en tranches larges et perturbées le moins possible par des interruptions ? Il y a de nombreuses méthodes pour accomplir cela. Par exemple, on pourra travailler chaque matin chez soi, téléphone coupé, pendant un certain temps, ou faire cela deux matins dans la semaine, ou 90 minutes par jour. Même s’il faut se lever plus tôt, c’est souvent préférable à rapporter des dossiers chez le soir et y passer 3 heures après le dîner.

 

 

SOURCE : Extrait du The Effective Executive  écrit par Peter Drucker

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s